Os avanços tecnológicos trouxeram muitas novidades para os diferentes ramos empresariais, uma delas foi a emissão da nota fiscal eletrônica. No entanto, ela não veio sozinha, com esse modelo de nota se popularizou o arquivo XML de nota fiscal.

Certamente, muitos dos clientes do seu escritório não estão cientes da importância desse arquivo, mas para o manuseio dele e seu arquivamento, existem algumas regras que é necessário seguir. Dessa forma, você evita maiores complicações no futuro.

Se você faz parte do grupo de pessoas que tem dúvidas sobre esse assunto, fique tranquilo. Neste post, trouxemos as principais informações sobre o XML de nota fiscal. Continue a leitura e confira!

O que é XML de nota fiscal?

Esse tipo de arquivo surgiu para agilizar a troca de informações via internet, por ser um modelo de registro que pode ser facilmente manuseado, sendo utilizado por diversas linguagens de programação.

Por esse motivo, o XML tornou-se o arquivo padrão para a emissão da NF-e — Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, sua versão digital do documento impresso, tornando o processo de emissão das notas mais otimizado e rápido.

Hoje, essa espécie de nota é obrigatória para algumas classes empresariais; logo, todas as empresas serão obrigadas a informatizar seus estabelecimentos e emitir nota fiscal eletrônica.

O que consta nesse arquivo?

Esse arquivo não acompanha o transporte da mercadoria, ele é disponibilizado pelo emissor da nota, ou seja, o vendedor do produto. Normalmente, o fornecedor, após emitir e validar a nota fiscal eletrônica, encaminha via e-mail o arquivo XML para o cliente.

Lembrando que a validade fiscal da NF-e é garantida pela assinatura digital do remetente. Assim como no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), no arquivo XML existem alguns campos que são obrigatórios. Porém, o DANFE não é um documento com validade jurídica, ele é apenas um layout dos dados que estão no arquivo XML, sendo utilizado para o transporte da mercadoria.

Veja quais são os principais campos que compõem o XML de nota fiscal:

  • dados do emitente;
  • dados do destinatário;
  • dados do produto e serviço;
  • dados referentes ao ICMS;
  • dados dos transportes;
  • dados do pagamento;
  • informações adicionais.

De uma forma simplificada, é no XML que constam todos os dados que serão utilizados pelos diferentes setores de uma empresa, seja o financeiro ou a contabilidade.

Qual é a importância do XML?

Uma das principais consequências da informatização foram os benefícios na redução dos custos de impressão e integração dos dados — além, obviamente, de simplificar a organização e agilizar o acesso às informações.

Por conter detalhadamente os dados realizados nas operações de venda ou serviço, ele é uma importante ferramenta na verificação da validade das informações, ou seja, por meio dele a Receita Federal conseguiu aprimorar a fiscalização.

Suponha que uma empresa emitiu uma nota com retenção de impostos, no momento da emissão, por meio das declarações como o SPed Fiscal; utilizando o arquivo digital, a Receita Federal já tem o conhecimento de quem é o emissor e quem é o beneficiário. Logo, as informações de ambas as empresas precisam ser as mesmas.

Por quanto tempo esse arquivo precisa ficar armazenado?

O CONFAZ — Conselho Nacional de Política Fazendária cita no Ajuste Sinief 7/2005, cláusula décima:

“O emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado”.

Conforme a legislação tributária, as notas fiscais e os arquivos digitais deverão ser armazenados durante 5 anos após a emissão, sendo de responsabilidade tanto do emissor como do comprador.

Portanto, é imprescindível que esses registros sejam armazenados em locais seguros. Para quem os guarda em um computador, é recomendável sempre realizar cópias de segurança. Uma forma de armazenagem é utilizar os recursos cloud computing, mais conhecido como serviço na nuvem.

Utilizando esse serviço é possível acessar o arquivo XML a qualquer momento e em qualquer lugar. Essas operações já são a realidade de muitas organizações, por isso, para facilitar suas atividades, é importante ter o suporte de um software que automatize esses processos.

E você, como armazena o arquivo XML de nota fiscal na sua empresa? Compartilhe sua experiência, deixe um comentário no post!

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