Muitos empresários não se dão conta, mas poderiam evitar uma série de problemas com o fisco caso dessem a devida importância aos livros contábeis.

Além de ser obrigatoriedade exigida por lei, a escrituração dos livros possibilita que os gestores utilizem seus dados financeiros e econômicos como um diferencial estratégico para estarem à frente da concorrência.

Afinal, o que são os livros contábeis?

Os livros contábeis são todos os registros de caráter econômico e financeiro utilizados por uma empresa. Sendo assim, a sua principal finalidade é registar todos os fatos contábeis que ocorreram em seu negócio durante o ano.

Conforme o Código Comercial Brasileiro e os demais dispositivos da legislação vigente, todas as pessoas jurídicas, à exceção do microempreendedor individual, estão obrigadas a seguir um sistema uniforme de escrituração contábil, sendo os livros contábeis necessários para esse fim.

Ficou interessado no conteúdo? Quer saber mais sobre esse assunto? Então, selecionamos para você 3 dos principais livros obrigatórios da contabilidade. Veja:

1. Livro Diário

Disposto no Código Civil de 2002, esse livro obrigatório registra todas as movimentações contábeis existentes em uma empresa. Nesse livro, é descrito tudo o que altera a situação patrimonial de uma organização.

Sendo assim, todos os registros são feitos em ordem cronológica, respeitando a natureza de suas ocorrências, desde o primeiro até o último dia de cada exercício contábil.

A Elaboração do Livro Diário

Para compreender a sua elaboração, precisamos entender quais são as formalidades exigidas para sua escrituração:

  • todos os lançamentos realizados deverão estar registrados em ordem cronológica;
  • cada lançamento deve conter os seguintes componentes: data e local, conta a ser debitada, conta a ser creditada, histórico e valor.
  • o livro deverá estar encadernado, ter todas páginas numeradas, e não poderá conter rasuras, emendas ou borrões;
  • o livro deverá estar escriturado em língua portuguesa e moeda nacional e não poderá conter espaços ou linhas em branco;
  • o livro deverá conter os termos de abertura e de fechamento, sendo obrigatório o seu registro no órgão competente, seja junta comercial ou cartório.

Após a sua elaboração, todos os registros servirão de base para ser feito o balanço patrimonial de sua empresa.

2. Livro Razão

Trata-se do livro contábil obrigatório que controla, de maneira individual, o saldo de todas as contas patrimoniais que foram descritas no Livro Diário. Dessa forma, é possível conhecer todos os registros contábeis que possam estar em aberto.

Tal como outros documentos importantes da contabilidade, a legislação atual exige que esse livro contábil esteja disponível para consulta pelo período mínimo de cinco anos após o fim do exercício, para realização de eventuais consultas posteriores, se necessário.

Lançamentos no Livro Razão

Como o Livro Razão é um livro que controla contas patrimoniais de forma individual, sua estrutura contém as seguintes características:

  • cada uma das contas registradas no Livro Diário terá uma folha de controle exclusiva no Livro Razão;
  • todos os lançamentos deverão conter as seguintes colunas: data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito.

Embora seja um pouco mais detalhado, o princípio de operacionalização do Livro Razão é muito semelhante aos calculados elaborados via razonetes.

A importância da correta elaboração do Livro Razão fundamenta-se no fato de que é por meio da apuração do saldo final de suas contas que é obtém-se o resultado final do exercício.

3. Livro Caixa

O livro caixa é aquele no qual as empresas registram todas as operações que envolvam bens numerários. O seu registro é feito também em ordem cronológica, ou seja, de acordo com as movimentações decorrentes de suas atividades.

Diferentemente dos outros dois livros contábeis citados acima, esse tem caráter facultativo. Contudo, ainda é muito utilizado entre as empresas, pois além de sua exigência ter sido obrigatória durante muitos anos aos optantes do Simples, ele serve, muitas vezes, como um aliado para elaboração da obrigatória Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC).

Sua estrutura simplificada contém data, histórico, entradas, saídas e saldo.

Existem, também, outros livros contábeis, como:

4. Livro de Registro de Inventário

Conforme o Regulamento de Imposto de Renda (RIR), o Livro Registo de Inventário é obrigatório para todas as empresas.

Seu objetivo é registrar a quantidade e o valor dos produtos, mercadorias, matérias-primas e demais bens em almoxarifado que estejam disponíveis na data do balanço patrimonial elaborado no período.

Sua elaboração se faz importante para evitar divergências durante os procedimentos de apuração de omissão de receitas.

Grosso modo, pode-se dizer que a apuração de omissão de receitas é uma metodologia que indica incompatibilidade entre o levantamento quantitativo de bens materiais em função das receitas de vendas observadas em um mesmo período.

Embora obrigatório, a especificidade da elaboração desse documento pode variar, pois trata-se de uma obrigatoriedade sujeita à legislação de cada estado da federação.

5. Livro de Registro de Prestação de Serviços

O Livro de Registro de Prestação de Serviços também é de elaboração obrigatória e tem por objetivo registrar os documentos fiscais relacionados a empresas que exerçam atividades sujeitas a apuração de ISS (Imposto Sobre Serviço).

É importante lembrar que a apuração desse imposto é de competência dos municípios e, portanto, as especificidades de escrituração obedecem a legislação local.

Qual a obrigatoriedade da Escrituração Contábil Digital (ECD)?

Dentro desse contexto, para que seja possível atender a todas as exigências do fisco, inclusive as mais abrangentes, deve-se estar sempre atento às mudanças na legislação.

Propiciada pela migração da escrituração contábil convencional para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), todas as empresas que estão obrigadas a manter escrituração contábil, conforme legislação comercial, deverão realizar sua transmissão por meio da Escrituração Contábil Digital (ECD), tal como previsto na Instrução Normativa 1.774 da Receita Federal do Brasil.

Por essa razão, muitas organizações já se adequaram às exigências e implantaram sistemas informatizados que permitem escriturar via internet, por meio de assinaturas e certificados digitais, todos os dados contábeis e fiscais exigidos pela legislação.

Qual a sua importância para as empresas?

Muitas das vezes, nos deparamos com empresários perguntando qual a real necessidade dos livros contábeis em sua empresa. Seria apenas uma obrigatoriedade ou, de fato, a descrição dos livros contábeis oferece vantagens essenciais aos negócios?

Se você tem essa dúvida também, não é difícil perceber os benefícios adquiridos em ter uma contabilidade bem elaborada e organizada. Por meio desse recurso, é possível ter as melhores garantias de gestão no mundo corporativo, tais como:

  • controle financeiro e econômico detalhadamente apurado;
  • redução dos riscos de aplicação de multas por parte do fisco, com a certeza de que tudo está sendo feito conforme a legislação vigente;
  • melhoria da gestão e tomada de decisão quando aliado a um bom software ERP, propiciando vantagens sobre os concorrentes.

Nesse post, descobrimos quais são os principais livros contábeis em vigor. Além disso, conhecemos as suas principais características que podem aprimorar o seu planejamento contábil.

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