No dia a dia nos negócios, as empresas coletam dados valiosos sobre seus clientes, os mercados em que operam e também sobre os seus próprios processos internos. Ao importar dados financeiros em uma única fonte de informações, a organização obtém uma vantagem competitiva significativa.

No entanto, uma das principais dificuldades corporativas é justamente a falta de informação centralizada. Muitas vezes, mantêm-se bases de dados separadas para membros, eventos, vendas, finanças e outros processos. No entanto, quando possível, essas informações devem ser combinadas em um banco de dados único e centralizado.

Usar um sistema centralizado significa que há apenas um lugar no qual um usuário encontrará as informações necessárias para manter todas as atividades dentro da empresa.

Existem vários benefícios em importar dados financeiros para um sistema desse tipo. Veja alguns deles neste artigo!

Fatores importantes de centralização de dados financeiros

Quando uma organização não possui um repositório de dados centralizado, as informações são salvas em vários sistemas e arquivos independentes que são difíceis, quando não impossíveis, de integrar. Torna-se, assim, um grande desafio obter uma visão completa do negócio.

Em muitos casos, os dados de um negócio simplesmente não são salvos. Nessas condições, os dados importantes são perdidos ou negligenciados, resultando em análises incompletas e qualidade reduzida em ações estratégicas de negócios.

Com o gerenciamento centralizado de dados, eles podem ser facilmente transpostos, transformados e gerenciados por um software de programação e estatística, de acordo com várias necessidades de análise de um estudo específico ou auxiliar relacionado.

Segurança de dados

Os dados são armazenados de forma segura, com documentação e controle de acesso. Um repositório central e seguro, além de ser uma necessidade, possibilita o armazenamento de dados relacionados de várias plataformas e mídias que poderiam ser perdidos durante ou após a conclusão de um estudo, por exemplo.

Compartilhamento e acesso de informação

Os repositórios de dados facilitam a criação e exportação de informações em diferentes formatos, para se adequar a softwares distintos. Além disso, os dados armazenados em um único local podem ser acessados por várias plataformas, com privilégios de visualização bem gerenciados.

A integração de dados por meio de um repositório central permite que os usuários façam atualizações nas informações, e que elas sejam compartilhadas com toda a organização. Isso evita ter mais de um conjunto de dados que requer sincronização constante.

Cada departamento pode aderir aos processos e fluxos de trabalho da empresa, economizando tempo e aumentando a produtividade do negócio.

Recuperação de dados

Os repositórios de dados são copiados de forma regular e podem ser restaurados em caso de falha do servidor ou ocorrência de desastres naturais.

Uma cópia de segurança também é mantida no servidor e nos diferentes níveis de infraestrutura. Isso, acompanhado de um gerenciamento profissional de servidores, assegura o tempo de atividade superior a 99% do sistema.

As lacunas nos registros podem ser rapidamente identificadas e resolvidas, garantindo que você tenha certeza de que possui dados confiáveis para produzir análises de tendências precisas.

Facilidade na tomada de decisão

A consolidação de dados em uma única fonte de informações proporciona à sua empresa uma vantagem significativa. Com um sistema unificado será possível criar modelos e relatórios analíticos avançados com a confiança de que as informações recolhidas do repositório central são precisas e as mais atualizadas disponíveis.

A análise precisa das informações financeiras enriquece as decisões de negócios. O acesso a uma base de dados organizada permite que a gerência detecte tendências e tome decisões eficazes, que são usadas para orientar toda a organização de forma consistente.

Além disso, quanto mais dados forem capturados, mais extensas serão as análises e mais fundamentadas serão as decisões estratégicas.

As melhores formas de importar dados financeiros para software

Como os dados são um grande ativo para uma empresa, o seu gerenciamento é essencial para o sucesso de um negócio. A implementação de um banco central de dados permite que as empresas operem de maneira ideal, proporcionando uma vantagem competitiva.

Por isso, para melhorar o desempenho da gestão de um escritório de contabilidade é preciso agilidade, exatidão nas informações e capacidade de planejamento. Isso se torna possível com a adesão de um software de gestão contábil, que pode proporcionar diversas vantagens.

Baixar planilhas

Com uma gestão integrada por meio do software, a equipe contábil pode ter acesso às planilhas de dados financeiros para comparativos de balanços, análises de metas e possíveis alterações, que auxiliam nas tomadas de decisão.

Transferir arquivos

Mediante as informações integradas em um único depósito de dados, a busca pelas informações de clientes e fornecedores se torna otimizada, trazendo dinamismo no envio de documentos importantes e no recebimento de respostas.

Acessar os dados em nuvem

Com o serviço de nuvem (cloud computing), é possível modernizar o acesso aos dados de forma rápida e segura: baixar documentos nos diversos formatos em que estiverem armazenados na nuvem, podendo ser acessados e avaliados pela equipe contábil por meio do software de gestão.

Transferir do banco de dados

Caso haja necessidade de manter alguma informação disponível para terceiros — que não têm acesso ao software de gestão —, o usuário pode importar dados de interesse do cliente ou fornecedor, de modo que a disponibilização é feita de forma clara, rápida e segura.

A importância de um bom controle financeiro

Manter um bom controle financeiro permite que a empresa avalie, de forma contínua, objetiva e sistemática, as informações estratégicas e operacionais do seu negócio.

Ao fazer isso, esse tipo de controle proporciona à gerência, ou a outros executivos com alto nível de responsabilidade no negócio ou organização, argumentos e insights úteis o suficiente para permitir que tomem decisões que garantam o acompanhamento de quaisquer objetivos corporativos propostos.

Quando se fala em contabilidade estratégica, significa que o processo de avaliação está coerente e em concordância com o plano financeiro da empresa, contribuindo para o alcance dos objetivos deste último.

Dessa forma, ao importar dados em um único sistema centralizado, você evita surpresas na gestão financeira da sua organização e tem subsídios de melhor qualidade para tomar decisões. É a melhor maneira de detectar desvios em orçamentos e linhas estratégicas e adotar medidas apropriadas para compensar, equilibrar e viabilizar seu negócio.

E então, gostou das dicas de como importar dados financeiros? Ainda tem dúvidas de como isso pode potencializar o sucesso da sua empresa? Então entre em contato com a RTA Sistemas e fale com um de nossos especialistas!


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