Empresários e contadores sabem da importância da emissão das notas fiscais eletrônicas para que se mantenham em situação regular e evitem o pagamento de multas. No entanto, algumas dúvidas podem surgir a respeito do DANFE online e sua utilidade no dia a dia.

Então, continue lendo o post para entender o que é, para que serve, como emitir e como funciona o DANFE online!

O que é DANFE online?

DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que nada mais é do que um resumo de toda nota fiscal emitida eletronicamente. O DANFE, no entanto, não substitui a nota fiscal eletrônica, nem tem valor fiscal, mas facilita o acesso às informações que a compõem.

O DANFE online, também conhecido como web DANFE, é, portanto, uma representação gráfica e simplificada das informações completas do arquivo XML da NF-e.

Para que serve?

O DANFE online cumpre três funções principais. A primeira delas é facilitar o acesso aos dados constantes da nota fiscal eletrônica, por meio da Chave de Acesso. Trata-se de uma chave numérica com 44 dígitos, que permite ao seu detentor a confirmação da existência da nota e dos seus dados por meio de uma simples consulta pela internet.

Além disso, o DANFE deve ser impresso e estar em posse do responsável pela circulação da mercadoria no trajeto entre o vendedor e o destinatário, já que dele constam todas as informações básicas sobre a operação em curso. Uma vez entregue a mercadoria ou prestado o serviço, a assinatura do destinatário pode ser aposta no DANFE, comprovando-se a operação.

O DANFE ainda pode ser utilizado para auxiliar na escrituração contábil da transação. Nesse caso, é preciso que ele seja arquivado pelo prazo legalmente exigido para as notas fiscais, para ser apresentado sempre que exigido pelos órgãos fiscais.

Como emitir?

De acordo com instruções do Ministério da Fazenda, a emissão do DANFE deve ser feita pelo mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica. Isso porque os dados do DANFE e da NF-e não podem ser divergentes.

Nesse sentido, a empresa gera a NF-e — informando os dados do destinatário, dos produtos, faturas, tributação e outros que sejam solicitados — e a envia para validação à SEFAZ (Secretaria da Fazenda do Estado respectivo). As informações são transformadas para o formato XML e enviadas para o servidor de validação de notas da SEFAZ.

Se a nota for validada pela Secretaria da Fazenda, o responsável pode imprimir a NF-e, assim como o DANFE online. A impressão do DANFE deve ser feita em papel A4, antes da circulação da mercadoria, já que, como dito, deve acompanhá-la durante a sua circulação.

Uma vez gerado o DANFE online, o emissor pode acessá-lo, pela internet, para simples consulta ou mesmo para imprimi-la. Para isso é preciso ter a Chave de Acesso ou o arquivo XML da NF-e.

Como funciona?

Além da Chave de Acesso, alguns dados devem constar obrigatoriamente do DANFE:

  • a denominação “DANFE — Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”;

  • os dados do emitente: razão social, CNPJ e inscrição estadual;

  • o número e a série da NF-e, o tipo de operação, o número total de folhas do documento e o código de barras.

Outras informações que o emissor julgar importantes podem integrar o DANFE, como dados do transportador. É muito importante que todos os dados sejam conferidos antes da emissão.

Dessa forma, o DANFE online confere maior transparência para as empresas, já que permite a consulta aos dados da NF-e pela internet, além de reduzir a chance de erro de escrituração, por utilizar o mesmo sistema emissor da nota fiscal.

Quer aprender ainda mais? Então, aproveite para ler sobre como a contabilidade fiscal e tributária ajuda na tomada de decisões!

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